Como evitar multas fiscais e tributárias

Descubra como evitar multas fiscais e tributárias utilizando dicas e profissionais qualificados e esqueça todas as dores de cabeça com o Fisco.

Primeiramente, a fiscalização pode ocorrer em dois casos: o primeiro, quando o órgão fiscalizador possui uma espécie de desconfiança dos procedimentos adotados pela empresa. Então a partir desse processo ele faz uma série de buscas em documentos e arquivos digitais transmitidos na tentativa de encontrar irregularidades.

Mas ainda podem existir fiscalizações periódicas ou rotineiras — mais comum na Receita Federal. Realizadas para encontrar falhas cometidas por empresas que não são alvo de averiguações, como ocorre no primeiro caso.

Em ambas situações, quando alguma irregularidade é constatada o órgão tributante pode exigir o pagamento do tributo ou contribuição efetivamente devido. Ele também pode aplicar multas e sansões diversas.

A importância de evitar multas fiscais e tributárias

As multas aplicadas em fiscalizações costumam ser bastante altas e podem prejudicar severamente a gestão financeira de uma empresa. A maioria delas são aplicadas sobre cada período em que o erro foi cometido. Ou seja, deixando de enviar uma declaração mensal durante todo o ano, haverão 12 multas.

Além disso é importante mencionar que mesmo que o delito não tenha sido previamente pensado, o órgão aplicará a multa e demais sansões.

Portanto, saber como evitar multas fiscais e tributárias pode se transformar em um diferencial administrativo que proporcionará mais segurança para a sua empresa em momentos de fiscalização ou auditoria por parte dos entes responsáveis pela arrecadação tributária.

Principais erros contábeis analisados em fiscalizações

Neste tópico vamos listar os 3 principais erros contábeis que geram as temidas multas nas fiscalizações nas esferas, federal, estadual, municipal ou trabalhista. Continue lendo!

1. Desorganização

O acúmulo de tarefas, falta de armazenamento de arquivos — principalmente os fiscais — e demais falhas na organização são considerados os principais motivos que levam aos erros encontrados por um fiscal ou auditor.

Quando eles não encontram recibos ou arquivos de obrigações acessórias, Notas Fiscais eletrônicas e outros comprovantes relacionados às questões tributárias são os principais alvos das fiscalizações.

Sendo assim é fundamental a criação de rotinas para organizar esses documentos, para que sejam facilmente encontrados quando solicitados.

2. Falhas na emissão de notas fiscais e apuração de impostos

Outro erro fatal que acaba gerando multas para as empresas é a falha na emissão de notas fiscais e apuração de tributos. Na maioria dos casos isso ocorre pela falta de conhecimento da legislação tributária ou trabalhista.

No entanto, para o fiscal, não interessa se você conhece ou não a Lei, uma vez que, eles atuam sobre o princípio jurídico de que nenhuma pessoa pode alegar o desconhecimento da legislação, a não ser aqueles que realmente não têm acesso a ela, o que não pode ser considerado quando estamos tratando com empresários e gestores.

Para solucionar esse problema é muito simples, você deve contar com a ajuda providencial de um profissional que está acostumado a lidar com esse tipo de assunto. Vamos citar ele no próximo tópico.

3. Falta de profissional habilitado

Não contar com o auxílio de um contador é fatal para a sua empresa em fiscalizações. Ele é o profissional que saberá exatamente o que deve ser feito para organizar as questões contábeis, fiscais e trabalhistas do seu negócio, auxiliar na emissão de documentos e apuração de tributos, tudo com o objetivo de evitar multas em procedimentos de fiscalização.

Como evitar multas fiscais e tributárias: 5 práticas que funcionam

Gerentes dos departamentos fiscal e contábil têm muitas responsabilidades, e evitar multas fiscais é uma das principais delas. Essas autuações geram prejuízo para a empresa e colocam em dúvida a credibilidade do setor e do gestor.

Portanto, os profissionais precisam estar muito atentos às penalizações, anteciparem-se a elas e estudarem maneiras de qualificar seus processos internos tanto para evitá-las quanto para gerarem mais retorno sobre os investimentos feitos no departamento.

Agora, veja cinco formas de minimizar o risco fiscal e evitar suas consequências.

Fazer a denúncia espontânea antecipada

Caso sua empresa seja de São Paulo, e você perceba que a empresa cometeu erros nos seus processos fiscais, tendo desrespeitado a legislação, pago impostos a menos equivocadamente ou entregue obrigações com erros, pode evitar autuações adiantando-se à fiscalização dos órgãos públicos. Para resolver o problema, é só fazer esta denúncia entregando a informação a eles de que erros foram cometidos, apontando quais são, e que as medidas corretivas serão tomadas.

Para isso, o gestor fiscal precisa manifestar-se antecipadamente a qualquer ação administrativa ou auto de infração do Fisco, já que depois de ações ou notificações da fiscalização tributária a espontaneidade da confissão é anulada. Quanto à empresa, terá que pagar os tributos que deixou em aberto ou qualquer outro valor que na ocasião seja atribuído a ela pelos fiscais, além de corrigir documentos, como declarações, se necessário.

Além de evitar multas fiscais, a denúncia espontânea antecipada pode ainda conceber à organização boas condições de pagamento dos valores decorrentes da confissão, como um parcelamento. Inclusive, atualmente há projetos de órgãos públicos desenvolvidos para influenciar essas ações, dar mais autonomia às empresas em seus acertos e beneficiá-las com isso, como a Lei Nos Conformes.

Realizar auditorias

Quando se fala em auditoria normalmente pensamos logo em processos complexos e periódicos e volumes imensos de dados envolvidos. Porém, qualquer auditoria, grande ou pequena, é na prática uma revisão de procedimentos e, principalmente, de informações. Portanto, é algo que pode ser feito com bastante frequência e em situações diversas.

Por exemplo, a recepção de mercadorias em médias e grandes empresas é um processo diário e que ocorre em grande volume. Os documentos que chegam junto aos produtos ou insumos podem ter erros em seus dados, e os responsáveis pela recepção podem acabar não os percebendo pela quantidade de informações e entradas com as quais lidam em ritmo acelerado.

No entanto, a recepção de notas fiscais e itens pode ser auditada com uma solução de automação fiscal que rapidamente confere os dados de cada documento recebido e aponta possíveis erros. Outro procedimento fiscal que deve ser auditado é o preenchimento do Sped, preferencialmente de maneira automatizada para evitar erros humanos e agilizar a tarefa.

Mais adiante, nos aprofundaremos na automação, mostrando um pouco mais sobre como ela ajuda a evitar multas fiscais. Siga nos acompanhando.

Criar uma agenda tributária interna

Existem as agendas tributárias do município, do estado e do país, às quais a empresa deve prestar atenção para entregar obrigações acessórias em datas distintas e pagar variados impostos. Em meio a todos os prazos e informações envolvidas nessas agendas, existe o risco de que algo passe despercebido e gere problemas futuramente.

Portanto, como prevenção, unir todas as obrigações de diferentes jurisdições em apenas uma agenda ajuda a empresa a acompanhá-la e cumprir seus prazos. Muito pelo fato de excluir distrações da agenda tributária, como obrigações que a empresa não precisa entregar.

Fazer uma boa gestão de documentos fiscais

Alguns problemas que podem surgir com uma gestão de documentos fiscais falha são:

• falta de arquivos recebidos e emitidos na base de dados fiscais da empresa;
• erros no preenchimento por falta de informações acerca das operações.

No primeiro caso, em uma fiscalização, a multa pode chegar a R$ 1 mil por XML não armazenado. No segundo, a multa é referente a 1% do total da operação à qual o erro na informação preenchida diz respeito.

Portanto, não se pode ignorar a gestão dos documentos. Com organização, centralização em um banco de dados na nuvem e a consistência do banco conferida.

Automatizar e integrar processos da gestão fiscal

Com a automação de procedimentos fiscais, e a integração de alguns deles, o setor consegue alcançar mais facilmente o compliance fiscal. E este é fundamental para evitar multas fiscais.

Por exemplo, um recurso de recuperação automática de arquivos verifica se a base de dados interna está com falta de documentos. Assim, se conter falhas, faz a busca dos itens ausentes e recompõe o diretório. Ou seja, evita as pesadas penalidades das falhas de armazenamento de notas emitidas ou recebidas.

Já um auditor para as obrigações ajuda o negócio a mais rapidamente e de maneira automática conferir os preenchimentos antes de fazer as transmissões, o que reduz o risco de ocorrerem envios inconsistentes.

Quanto à integração, nos referimos a ter recursos como os citados dentro da mesma solução e trabalhando de forma cooperativa. Por exemplo, na realização de uma auditoria automatizada o sistema pode identificar que existem inconsistências devidas a números que não batem pela falta de documentos na escrituração. Então, o recurso de recuperação de XMLs pode resolver esse problema para posteriormente a auditoria validar a correção, resultando em uma transmissão correta.

Acionando essas práticas, certamente você conseguirá evitar multas fiscais. Com ela você também poderá contar com procedimentos internos mais adequados às obrigações impostas pelo Fisco.

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