Invoice: O que é, Para Quem é Indicado e Como Funciona

Quem trabalha ou pretende trabalhar com a exportação e importação de produtos/serviços precisa saber o que é Invoice. Você já conhece? 

As faturas comerciais, tradução para Invoice,  são uma parte crucial do transporte internacional e não há como escapar delas, especialmente se as transações forem acima de 3 mil dólares americanos.  

Muitas vezes, principalmente quando se trata de transações internacionais,  há confusão sobre quais documentos você precisa incluir para que seu pacote chegue ao destino final da maneira mais tranquila possível. 

Neste artigo explicamos o que é uma Invoice, para quem é indicado,como funciona, além de mostrar os principais itens para seu preenchimento. 

O que é Invoice? 

Traduzido do inglês, Invoice significa fatura. Contudo, em sua estrutura, este documento é mais parecido com uma nota fiscal. É  necessário para fins de desembaraço aduaneiro,  cálculo e apuração dos direitos e valores devidos, incluindo impostos.

A Invoice é usada na exportação e importação de produtos e serviços e serve, entre outras coisas,  para evitar que a empresa que realiza as transações deixe de pagar impostos e  tenha problemas com a Receita Federal.

É um documento legal enviado pelo vendedor (exportador) ao comprador (importador) e também serve como contrato e comprovante de venda entre as partes. É obrigatório em negociações acima de 3 mil dólares americanos, mas é recomendado em qualquer transação internacional.  

A fatura comercial detalha preço, valor e quantidade das mercadorias vendidas. Deve incluir ainda as condições de negociação ou venda acordadas pelo comprador e pelo vendedor da transação que está sendo realizada..

É preciso ainda estar atento às normas internacionais quanto a necessidade de outros documentos. Isso porque,  algumas remessas internacionais para fora do Mercosul podem exigir outros documentos como declaração alfandegária, nota de despacho e, em alguns casos, Certificados de Origem.

Normalmente você precisa adicionar três cópias Invoice: uma para o país de onde você está exportando, uma para o país para o qual você está enviando e uma para o destinatário. 

Para quem é o Invoice?  

O Invoice é indicado para empresas que têm clientes fora do Brasil, visto que este documento é recomendado, ou em determinados casos, obrigatório para o transporte internacional de mercadorias.   

Basicamente, esse documento especial de exportação ajuda seu pacote a passar pela alfândega. Quando preenchida da forma correta, a Invoice permite às autoridades alfandegárias decidir rapidamente quais impostos e taxas de importação se aplicam ao seu pacote. E isso evita atrasos.

Como preencher uma Invoice

O que deve constar na Invoice? Embora não haja um formato padrão, o documento deve conter vários elementos fixos, como detalhes sobre as partes envolvidas no embarque e informações sobre as mercadorias. 

Abaixo, você confere as partes mais complexas da Invoice e, depois, um glossário explicativo; 

Observação: uma Invoice deve ser sempre em inglês ou na língua do destinatário (no caso de transações dentro do Mercosul)

O que você está enviando: descrição do artigo, número, peso e valor

Pode parecer óbvio, mas descrever o conteúdo da embalagem é uma parte importante da fatura comercial. Isso dá às autoridades alfandegárias uma visão clara do que você está no pacote. 

A descrição deve explicar exatamente o que você está enviando, do que é feito o artigo e, se for o caso, qual é a sua finalidade. Faça isso para cada item separadamente. 

Os pacotes alfandegários são frequentemente escaneados e você pode ser multado se a descrição não corresponder ao conteúdo do pacote. Portanto, é muito importante fazer isso com precisão.

Informe também o número de itens, o peso total e o valor total (na moeda em que está sendo negociado) do conteúdo do seu pacote. É importante que você determine o valor com precisão. Mesmo uma amostra, presente ou remessa de devolução deve ter um valor. 

Código HS ou Código de Mercadoria

Cada item em seu pacote deve ter um código HS ou código de mercadoria. O Sistema Harmonizado (códigos SH) classifica as mercadorias para que as autoridades alfandegárias saibam quais impostos , impostos especiais de consumo e controles se aplicam. 

É importante que você insira o código correto, pois determina o tipo de taxas de importação ou outros impostos que você deve pagar. Procurar o código pode ser difícil, mas há várias maneiras de encontrar o código do seu produto. 

É possível encontrar tabelas com os códigos NCM (Nomenclatura Comum do Mercosul). Também há a possibilidade de pesquisar no site da Receita Federal, introduzindo a descrição do produto ou pesquisando de acordo com os códigos de capítulo, posição, subposição, item e subitem.

País de origem

No campo ‘país de origem’, você indica onde produzem seus bens. Em alguns casos, você precisará de um documento CO (Certificado de Origem) como documento adicional. Alguns países fora do Mercosul solicitam este documento para medidas de política comercial.

Os Incoterms (ou termos de venda)

Os Termos Comerciais Internacionais ou ‘Incoterms‘ são acordos internacionais padronizados sobre o transporte de mercadorias. Os Incoterms esclarecem:

• Quem é responsável pelos custos de envio, seguro, importação e alfândega do envio;
• Quem cuida do transporte e para onde;
• Quem é responsável pelas mercadorias em cada fase do envio, incluindo o ponto em que o risco e os custos de entrega são transferidos do vendedor para o comprador (limites dos riscos de cada uma das partes envolvidas);
• Os prazos e a hora de entrega.

Os Incoterms mais comuns são EXW (Ex Works), FOB (Free on Board), CFR (Cost & Freight), DAP (Delivered At Place) e DDP (Delivered Duty Paid). 

Se você não sabe qual Incoterm é melhor para você, recomendamos que você escolha o DAP. Isso significa que você, como vendedor, paga os custos de envio, providencia o seguro e prepara os documentos de exportação. O destinatário paga quaisquer direitos aduaneiros e de importação.

Qual é o melhor modelo de Invoice?

Existem muitos modelos de Invoice para escolher online. Embora não haja um formato fixo, a maioria das informações são padronizadas em todos os modelos. 

Seja qual for o modelo escolhido, certifique-se de incluir os seguintes detalhes:

• De: Seu nome/empresa;
• Para: Nome e endereço da pessoa/empresa para que receberá o pacote;
• Destinatário Intermediário: Se você estiver enviando o pacote para um intermediário;
• Data: data de envio do pacote;
• Número da Invoice: Seu próprio número de controle;
• Nº do pedido: Número de referência ou do pedido de sua venda;
• Moeda usada;
• País de Origem;
• Motivo da exportação: Assinale tudo o que for aplicável;
• B/L/AWB Não: Refere-se ao documento de transporte que estabelece os acordos com o transportador. Geralmente a transportadora é responsável pela preparação deste documento;
• Destino Final: O destino final do seu pacote;
• Rota/Transportadora de Exportação: A empresa de transporte ou a rota que seu pacote fará;
• Termos de Venda: Código do Incoterm;
• Condições de pagamento: As condições de pagamento entre você e o vendedor (por exemplo, pagamento em até 30 dias após o recebimento, depósito direto);
• Termos de Frete: Condições de frete ( pré-pago, a cobrar). Você também pode inserir esses termos nos Incoterms;
• Nº de Pacotes;
• Observações: Espaço para instruções de envio ou entrega ou outras notas;
• Conteúdo: Descrição dos artigos que você está enviando;
• Código HS;
• Valor: Preço por produto;
• Quantidade Líquida: Número total de produtos;
• Peso KG: Peso total da embalagem;
• Seguro: Se aplicável;
• Data e assinatura: Seu nome, assinatura e data.

Conclusão 

Como você deve ter concluído, existem alguns pontos bem complexos ao se preencher uma Invoice. Também há alguns cuidados burocráticos ao incluir esses documentos em sua contabilidade, para que você não incorra em problemas fiscais.

Portanto, o ideal é contar sempre com um serviço de contabilidade especializado para que suas exportações e importações não tragam problemas futuros.

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