Como Organizar as Finanças da Empresa em 7 Passos

Saber como organizar as finanças da empresa é uma parte crítica do sucesso de qualquer empreendedor, especialmente para quem está começando. 

Contudo, independentemente do seu modelo de negócios ou do seu nível de experiência em finanças empresariais, existem certos fundamentos que todos os proprietários de pequenas e médias empresas podem seguir para construir uma base para o sucesso. 

Com as estratégias que apresentaremos a seguir, você estará no caminho certo para um orçamento estruturado, contabilidade eficiente e fluxo de caixa positivo.

1. Separe as Finanças Pessoais das Empresariais

Quando você está começando, pode parecer fácil separar na sua cabeça, mas combinar receitas e despesas de negócios com finanças pessoais é sempre um erro. 

Se você acredita que não tem motivos para essa separação, considere, por exemplo, as implicações fiscais e a organização dos documentos. Será muito trabalho extra separar e relatar as despesas dessa maneira.

O dia em que você inicia seu negócio também deve ser o dia em que você abre uma conta bancária comercial e um cartão de crédito comercial. Isso o ajudará a proteger suas finanças pessoais e também a otimizar seus impostos para ambos.

2. Entenda a receita da sua empresa

Assim como suas finanças pessoais, o orçamento do seu negócio depende, em primeiro lugar, da sua receita. Isso significa que entender os rendimentos é um passo fundamental para organizar as finanças da empresa. 

Basicamente, seus clientes pagam sua empresa por produtos e/ou serviços, o que gera receita comercial. A divisão dessa receita é fundamental para as decisões de negócios. 

De onde está vindo? Quando está sendo realizado? Quanto a empresa pode esperar lucrar em determinado tempo? Quais são as relações entre renda e investimentos que a empresa fez?

As respostas a todas essas perguntas o ajudarão a fazer um orçamento para despesas operacionais e oportunidades de crescimento. Alguns empresários monitoram a renda por meio de planilhas. Outros usam software para integração com sistemas de faturamento ou seu ponto de venda. 

Descubra a maneira mais eficiente de sua empresa ficar por dentro do dinheiro que entra e você estará melhor preparado para orçar o dinheiro que sai.

3. Analise as despesas do negócio

As despesas operacionais são literalmente “o custo de fazer negócios”, mas nem todas as despesas são necessárias. Se você quer saber como organizar as finanças esse é, sem dúvidas, um dos pontos principais.

À medida que seu negócio vai crescendo, sua lista de despesas também cresce. Você pode gastar dinheiro em estoque, folha de pagamento, espaço de escritório, seguro, equipamento, tecnologia, serviços bancários, marketing, dentre outros itens.

Entender onde cada real é gasto pode ser complexo, mas esse conhecimento é a chave para reduzir os custos de negócios. As decisões que você tomou há três anos sobre fornecedores ou tecnologia, por exemplo, podem não ser as soluções mais econômicas para sua empresa com o passar do tempo. 

Se sua empresa está monitorando as despesas manualmente, considere um sistema financeiro que categorize esses dados e projete seu impacto no seu fluxo de caixa. Isso o ajudará a identificar taxas ou gastos desnecessários para que você possa fazer um orçamento mais estratégico.

4. Organize sua folha de pagamento e contabilidade

Independentemente se sua pequena empresa opera com ou sem uma equipe de contadores especializados, uma contabilidade eficiente fará seu negócio economizar tempo e dinheiro.

Gerenciar os livros por meio de ferramentas online tem inúmeras vantagens. Primeiro, minimiza o risco de erro humano na contabilidade. 

Em segundo lugar, as leis fiscais podem passar por mudanças. Em vez de acompanhar todos os pequenos ajustes que afetam seus negócios, você pode investir em pessoas ou tecnologias que mantenham suas contas em conformidade.

Existem vários aplicativos ou consultorias para gerenciar as finanças das pequenas e médias empresas. Faça uma pesquisa para saber o que melhor atende às suas necessidades.

5. Gerencie as contas a receber

Se o seu negócio depende muito do faturamento, você precisa de um sistema organizado para rastreamento de faturas e cobranças. 

A boa notícia é que você não precisa fazer isso manualmente. Hoje em dia existem diversas soluções digitais para ajudá-lo a gerar faturas, rastreá-las, antecipar cobranças e aceitar pagamentos de clientes.

A gestão eficaz do faturamento não apenas ajuda a receita e o fluxo de caixa da sua empresa, mas também cria confiança com os clientes que apreciam a previsibilidade.

6. Administre seu Fluxo de Caixa

É importante entender a diferença entre lucro e fluxo de caixa e como o este último pode afetar seus negócios. Compreender essa relação é mais um passo fundamental de como organizar as finanças da empresa. 

Assim, enquanto o lucro é a medida simples de vendas menos despesas, o fluxo de caixa representa o saldo em tempo real do dinheiro que entra versus o dinheiro que sai.

Por exemplo, se as vendas e despesas indicarem um lucro de R$ 10.000 em um determinado mês, você poderá ter apenas uma porcentagem desse valor no fluxo de caixa devido a faturas pendentes com contas a receber. 

Gerenciar seu fluxo de caixa significa criar práticas e estratégias em torno de suas receitas e despesas para que você tenha dinheiro à mão quando mais precisar.

Para começar, planeje com antecedência. Se você seguiu as etapas anteriores, tem um bom controle de suas receitas e despesas, o que é um ótimo começo para gerenciar seu fluxo de caixa. 

Quando você souber que as despesas serão altas para um determinado período, prepare-se adequadamente. Isso pode significar um ajuste na sua estratégia de cobrança ou quem sabe solicitar um empréstimo com antecedência. 

Talvez isso signifique ainda que você deva reduzir algumas despesas ou criar estratégias de pagamentos de fornecedores para otimizar as despesas futuras. Lembre-se de que 38% das pequenas empresas falham porque ficam sem dinheiro. 

Crie um plano que o coloque no controle do fluxo de caixa.

7. Organize dados financeiros com tecnologia e consultoria

Independentemente de você ter ou não experiência com finanças empresariais, use a tecnologia e uma boa assessoria especializada para simplificar, automatizar e ajudá-lo a permanecer proativo em vez de reativo.

Pesquise suas opções digitais para contabilidade, folha de pagamento, faturamento, despesas de funcionários e sistemas de gerenciamento financeiro abrangentes para ver as finanças da sua empresa em tempo real. 

Compreender seus dados financeiros se tornará uma vantagem competitiva em vez de uma tarefa que tira seu tempo de administrar seus negócios.

Outra forma de fazer isto é contando com a consultoria permanente de profissionais especializados. Que além de orientar quantos as melhores práticas também ajudará na escolha e manutenção das melhores ferramentas. 

Quer saber mais sobre como organizar as finanças da empresa? Preencha nosso formulário. A Finsharp conta com os melhores profissionais para ajudar seu negócio a crescer.